Droit du travail en Allemagne: Pendant combien de temps une entreprise allemande peut-elle conserver un avertissement dans le dossier personnel du salarié ?
En Allemagne, l’avertissement adressé à un salarié est généralement conservé dans le dossier personnel que tout employeur tient pour chaque salarié. Même s'il n'existe pas en Allemagne de délai légal de conservation des dossiers du personnel, il n’est pas rare que les entreprises allemandes conservent les documents concernant leurs anciens salariés pendant de nombreuses années. Un salarié ne peut demander à son employeur le retrait de l’avertissement de son dossier personnel que dans des conditions très particulières. Tout d'abord, il y a lieu de distinguer si l'avertissement a été prononcé à juste titre ou non. La possibilité de retirer la lettre d’avertissement du dossier personnel dépend également de ce que le salarié fait encore ou non partie des effectifs de l'entreprise.
Par principe, tout salarié peut faire supprimer ou rectifier les informations erronées enregistrées dans son dossier personnel. L’employeur a donc l’obligation de retirer du dossier du salarié tout avertissement dont il n’aurait pas dû faire l’objet. Pour un avertissement justifié, la situation est toutefois différente. Fondamentalement, il n'y a pas de délai de prescription à cet égard.
Cela signifie que l’avertissement reste valable et que – contrairement à ce que l’on suppose parfois, à tort – il ne perd pas sa validité au-delà de deux ans. En d’autres termes, il n'y a pas de date d'expiration au-delà de laquelle un avertissement doit être retiré du dossier du salarié.
Quand l'employeur allemand doit-il annuler un avertissement et le retirer du dossier personnel ?
Si un avertissement n’est pas conforme, c'est-à-dire
- s’il contient des allégations inexactes concernant les faits pouvant avoir une incidence sur le statut juridique et le parcours professionnel du salarié, ou
- si l’avertissement a été formulé dans des termes trop vagues, ou
- s’il contrevient au principe de proportionnalité (des sanctions),
le salarié peut demander l’annulation de l'avertissement dont il a fait l’objet ainsi que le retrait de la lettre d'avertissement de son dossier personnel, le cas échéant par une action en justice.
A noter : Pendant longtemps, s’agissant des avertissements justifiés, les tribunaux allemands ont reconnu aux salariés le droit, après une période de 2 ou 3 ans – pendant laquelle ils s’étaient comporté correctement –, de demander à leur employeur de retirer l'avertissement de leur dossier personnel. Cependant, il y a de cela quelque temps déjà, la Cour fédérale du travail (BAG) a opéré un revirement de jurisprudence à cet égard. Bien que, pour justifier valablement un licenciement pour motif personnel, un employeur allemand ne puisse depuis lors plus se prévaloir d’un avertissement adressé au salarié 2 ou 3 ans auparavant - dans la mesure où, passé ce délai, l’avertissement perd sa fonction d'alerte -, il ne doit cependant retirer l’avertissement du dossier du salarié que s'il n'existe pour l’employeur aucun intérêt légitime à sa conservation. En effet, la conservation de l’avertissement peut continuer à être pertinente pour l'employeur par exemple s’il doit ultérieurement décider d’une mutation ou d’une promotion du salarié, lui établir un certificat de travail supposant l’évaluation de son travail ou pour décider de son éventuel licenciement. Ainsi, selon la jurisprudence actuelle du BAG, l'employeur peut donc conserver l'avertissement dans le dossier du salarié bien au-delà d’une période de 3 ans.
La question de savoir si le comportement incriminé dans la lettre d’avertissement a ou non, d’un point de vue juridique, perdu sa pertinence au regard de la relation de travail est à trancher par les tribunaux au cas par cas. Pour le moins s’agissant de manquements mineurs, un avertissement devra normalement être retiré du dossier personnel au bout de 2 ou 3 ans si, pendant cette période, il ne peut plus être reproché quoi que ce soit au salarié.
L'employeur allemand doit-il retirer un avertissement du dossier du salarié après la cessation de la relation de travail ?
Le droit pour un salarié de demander le retrait de l'avertissement de son dossier personnel n'existe que si la relation de travail est en cours. Après la cessation de la relation de travail, le salarié a certes le droit de consulter le dossier personnel conservé par son ancien employeur, mais il n'a généralement plus le droit de demander le retrait d’un avertissement, même injustifié. Un tel droit peut, au cas par cas, être reconnu au salarié à titre exceptionnel s'il existe des éléments objectifs indiquant qu'un avertissement pourrait encore lui nuire au-delà de la cessation de la relation de travail.