Employeurs en Allemagne : Décompte des frais engagés par les salariés dans le cadre d’activités professionnelles exercées hors des locaux de l’entreprise

Les conditions cadres régissant le remboursement des frais engagés par un salarié dans le cadre d’une activité professionnelle exercée hors des locaux de l’entreprise sont plus strictes en Allemagne qu’en France en matière d’imposition et de cotisations sociales. En Allemagne en effet, ces remboursements sont plus susceptibles d’être soumis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu. 

En Allemagne, seuls les remboursements par l’employeur des frais professionnels engagés par le salarié dans le cadre d’activités exercées hors des locaux de l’entreprise sont par principe exonérés de l’impôt sur le revenu et des cotisations sociales. 

Il s’agit notamment des frais suivants : 

• Forfaits repas 
• Frais de déplacement à concurrence du montant réel justifié ou des forfaits habituels applicables 
• Frais d’hébergement forfaitaires ou à concurrence du montant réel justifié 
• Frais annexes de déplacement à concurrence du montant justifié (p. ex. : frais de stationnement ou péages). 

La prise en compte fiscale des frais de repas engagés dans le cadre d’activités professionnelles exercées par le salarié hors de son domicile et de son premier lieu d’activité n’est autorisée que sous forme de forfaits. Le remboursement des frais réels de repas sur présentation de factures est exclu. Selon les dispositions légales allemandes applicables en matière de frais de déplacement (Reisekostenrecht), il convient d’appliquer des forfaits repas par tranches horaires de déplacement pour les activités professionnelles exercées hors des locaux de l’entreprise. Depuis 2014, en Allemagne, les montants forfaitaires sont soumis à un barème à deux niveaux en fonction de la durée du déplacement. 

Le montant des forfaits repas pour un déplacement sur le territoire allemand se détermine exclusivement en fonction de la durée d’absence sur une journée, comme suit : 

Durée d’absence	Montant forfaitaire par jour calendaire
Supérieure à 8 heures	12,00 €
Min. 24 heures	24,00 €
Inférieure ou égale à 8 heures	0,00 €

Si l’activité professionnelle exercée hors des locaux de l’entreprise inclut également des éléments à caractère privé (p. ex. : jours chômés dans le cadre d’une conférence ou accompagnement par le conjoint), seuls les frais à caractère professionnel engagés dans le cadre de cette activité peuvent être remboursés par l’employeur sans être soumis à l’impôt sur le revenu ni aux cotisations sociales. Les frais à caractère privé, quant à eux, sont à la charge exclusive du salarié. En cas de remboursement de ces frais par l’employeur, ils sont traités comme une rémunération soumise à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales.