Mentions obligatoires sur la correspondance commerciale et les factures en Allemagne

I. Quelles sont les mentions obligatoires sur la correspondance commerciale des GmbH (SARL de droit allemand) et des UG (haftungsbeschränkt) (SARL de droit allemand aux modalités capitalistiques simplifiées) ? 

• Dénomination sociale complète telle que figurant au RCS 
• Forme juridique de la société (GmbH, UG (haftungsbeschränkt)) 
• Siège social 
• Tribunal en charge de la tenue du registre du commerce au siège de la société et numéro d’immatriculation 
• Identité de l’ensemble des gérants (nom de famille de chaque gérant avec au moins un prénom écrit en toutes lettres) 
• En cas de constitution d’un conseil de surveillance (comité consultatif) et de nomination d’un président : nom de famille du président avec au moins un prénom écrit en toutes lettres. 

A noter : Tout entrepreneur qui omet ces mentions obligatoires sur sa correspondance commerciale pourra se voir adresser un avertissement de la part d’un concurrent et risque d’être passible d’une amende administrative, à verser au tribunal en charge de la tenue du registre du commerce, pouvant atteindre 5.000 euros. 

II. Quel document constitue une correspondance commerciale ? 

Il s’agit de toutes les notifications écrites d’une entreprise concernant l’activité commerciale qu’elle exerce à l’égard de tiers et qui sont adressées à un certain destinataire. A titre d’exemple, on peut citer : 

• les courriers transmis par télécopie 
• les cartes postales 
• les circulaires à caractère commercial 
• les offres d’achat uniformisées 
• les catalogues de prix 
• les communications et déclarations standardisées (p. ex. confirmation de commande, bon de livraison, facture et reçu) 
• les communications aux salariés dès lors qu’elles concernent la relation de travail (p. ex. lettre de notification de licenciement) 
• les bons de commande 
• les courriers électroniques. 

En cas de doute, il est recommandé de faire figurer toutes les mentions requises sur la correspondance. 

III. Quelles sont les mentions obligatoires sur les factures allemandes ? 

Pour votre parfaite information, nous avons préparé ci-dessous un résumé des mentions obligatoires sur les factures selon le droit allemand (Umsatzsteuergesetz (UStG) : loi allemande relative aux dispositions applicables en matière de TVA): 

• Nom complet du vendeur (dénomination exacte, adresse complète) 
• Nom complet de l’acquéreur (dénomination exacte, adresse complète) 
• Numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur (et du client professionnel dans le cas d’une livraison intra-communautaire) 
• Date d’émission de la facture 
• Numérotation continue de la facture (chaque numéro ne peut être utilisé qu’une seule fois) 
• Désignation du produit et décompte détaillé de chaque prestation et produit fournis (détail en quantité et prix) 
• Date de livraison ou de prestation 
• Décompte des taxes applicables et leur rémunération 
• Mention selon laquelle la livraison n’est pas soumise à TVA (en cas d’autoliquidation par un client professionnel à l’étranger : apposer la mention « Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers » ou « Reverse-Charge ») 
• Le cas échéant, le montant des rabais accordés 
• En cas d’avoir, la mention « Gutschrift » 

A noter : Pour les prestations b2b fournies dans un autre État membre et soumises au dispositif d’autoliquidation ainsi que pour les livraisons intra-communautaires, la facture doit être établie au plus tard le 15 du mois suivant la génération du chiffre d’affaires (art. 14a UStG). Le non-respect de ce délai de facturation ne constitue pas une infraction. Cela étant, tout manquement au délai légal prévoyant une facturation dans les six mois peut entraîner une amende pouvant atteindre 5.000 euros (art. 26a al. 1 n° 1, ensemble al. 2 UStG). 

Un double de la facture doit être conservé pendant 10 ans.