Véhicule de fonction en Allemagne : Carnet de bord électronique – dictaphone et tableau excel ne constituent pas des preuves
Les salariés allemands autorisés à utiliser un véhicule de société également à des fins privées sont tenus de déclarer fiscalement l’avantage en nature qui découle de cette utilisation. L’imposition de cet avantage en nature peut se faire en appliquant la règle du 1 % ou la méthode du carnet de bord. A cet égard, un dictaphone ou des tableaux excel ne sont pas reconnus comme constituant un carnet de bord conforme.
En principe, l’avantage en nature que constitue l’utilisation à des fins privées d’un véhicule de société en Allemagne est évalué mensuellement, de manière forfaitaire, à hauteur de 1 % du prix catalogue TTC (règle du 1 %). A titre d’alternative, le salarié peut également calculer la quote-part des frais liée à l’utilisation privée du véhicule dès lors qu’il est en mesure de justifier du rapport entre les déplacements professionnels et les trajets effectués à titre privé grâce à un carnet de bord conforme, ce qui suppose en particulier la mention de la date et de la destination respectives des trajets effectués.
Dans quels cas un carnet de bord électronique peut-il être reconnu par l’administration fiscale allemande ?
Un carnet de bord électronique n’est reconnu par l’administration fiscale allemande dans le cadre de l’imposition de l’avantage en nature que constitue la mise à disposition d’un véhicule de fonction pour une utilisation également privée que si ce support contient les mêmes informations qu’un carnet de bord au format papier. Toute modification a posteriori doit, selon le fonctionnement du logiciel utilisé, être rendue techniquement impossible ou, à tout le moins, sa portée doit être visualisable et documentée dans le fichier lui-même. Ainsi, selon ces règles, un carnet de bord tenu sous forme de tableau excel n’est pas conforme (voir arrêt de la Cour Fédérale des Finances (Bundesfinanzhof) en date du 16 novembre 2005 sur la question de savoir si un fichier informatique constitue un carnet de bord conforme).
Dans un cas récemment jugé par le Finanzgericht (équivalent allemand d’un tribunal administratif aux affaires fiscales) de Cologne, le demandeur avait tenu son carnet de bord en utilisant un dictaphone (Finanzgericht Köln, jugement du 18 juin 2015, Az 10 K 33/15 – pourvoi en cassation autorisé). Régulièrement, sa secrétaire retranscrivait les informations enregistrées sur la bande dans des fichiers excel. Les feuillets étaient conservés et reliés en fin d’année. De même, les bandes étaient conservées, sans être réenregistrées. L’agent du fisc en charge du contrôle n’a toutefois pas reconnu le carnet de bord et a procédé à l’évaluation de l’avantage en nature en appliquant la règle du 1 %.
L’action entamée dans ce contexte par devant le Finanzgericht n’a pas eu le succès escompté par le demandeur. Aussi bien les cassettes enregistrées que les tableaux excel ne constituent pas une forme de carnet de bord conforme. Ces supports peuvent à tout moment être modifiés, même si, dans certaines circonstances, cela peut s’avérer difficile. Le tribunal a considéré qu’un carnet de bord physique qui n’était pas tenu à la main, mais au moyen d’enregistrements électroniques, n’était conforme que si lesdits enregistrements électroniques donnaient lieu à des impressions papier.
