Entreprises en Allemagne : Factures électroniques et déduction de TVA

En Allemagne, le droit à déduction de la TVA dans le cadre d’une facture électronique est perdu si la preuve et la vérification de l’authenticité, de l’origine et de l’intégrité du contenu de la facture font défaut et si la facture ne contient pas toutes les mentions obligatoires. 

Une facture électronique se caractérise par le fait d’être émise et reçue dans un format électronique (p. ex. par courrier électronique, avec pièce jointe au format PDF ou sous forme de fichier texte, par fax envoyé directement d’un ordinateur ou d’un serveur [« PC fax »], ou par téléchargement sur internet). La transmission d’une facture électronique n’est soumise à aucune prescription au regard de la technologie utilisée. Ainsi, la personne qui émet une facture électronique est libre de choisir le mode de transmission de sa facture, la seule condition étant l’obtention préalable de l’accord du destinataire sur le mode de transmission choisi. A titre d’exemple, le destinataire peut signifier son accord en déclarant reconnaître les Conditions Générales de Vente de son partenaire commercial qui prévoient la transmission de factures par voie électronique. 

Les factures transmises par voie électronique sont reconnues par l’administration fiscale allemande même sans signature électronique (§ 14 al. 1 de la loi allemande relative aux dispositions applicables en matière de TVA, UStG). 

Pour pouvoir bénéficier de la déduction de TVA tout en respectant ses obligations en matière de conservation de documents, le destinataire d’une facture électronique devrait, dans la pratique, procéder de la manière suivante : 

• Impression de la facture et du courrier électronique d’accompagnement et utilisation de ces derniers à titre de justificatifs (si elle est suivie, cette règle suffit en principe pour pouvoir déduire la TVA, conformément aux dispositions de l’article R 14b.1 al. 10 du décret d’application de la loi allemande relative aux dispositions applicables en matière de TVA, UStAE). 
• Parallèlement, les factures électroniques doivent être conservées sous forme électronique (sauvegarde sur ordinateur et sauvegarde supplémentaire sur un CD ou un DVD « non réécrivable »). Tout manquement aux obligations d’enregistrement peut être sanctionné par une amende. Cependant, le fait qu’un entrepreneur ne conserve pas ses enregistrements sous forme électronique n’a aucune conséquence pour la déduction de TVA. Une telle déduction ne peut donner lieu à réclamation de la part des autorités fiscales si la facture initiale émise électroniquement a été supprimée et que seule une version scannée du document comportant des visa de contrôle a été conservée (le cas échéant, avec le courrier électronique d’accompagnement). 

Lorsqu'un employeur allemand prend en charge pour ses employés les frais d'adhésion à une association privée, alors ces dépenses doivent être considérées comme des salaires imposables. D'après un jugement récent on apprend que cela peut aussi être valable si l'employé est déjà à la retraite.