Avant l’inscription d’une GmbH nouvellement créée au Registre du Commerce et des Sociétés le futur gérant doit confirmer qu’il n’a pas commis d’infraction en Allemagne ou à l’étranger. Cette déclaration ressemble à la déclaration de non-condamnation existante en France. Les contraventions commises à l’étranger n’empêchent toutefois pas l’inscription en tant que gérant au Registre du Commerce et des Sociétés. 

Dans un cas récent, l’inscription en tant que gérant a été refusée à un futur gérant d’une GmbH dans la mesure où il avait commis une contravention à l’étranger. Le Registergericht (tribunal allemand en charge de la tenue du Registre du Commerce et des Sociétés) considérait que cela suffisait pour justifier le refus de l’inscription. 

L’Oberlandesgericht Munich (Cour d’appel allemande) a rejeté cette décision du Registergericht et a décidé que le gérant concerné devait être inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés (Cour d’appel Munich, 18.06.2014, 31 Wx 250/14). La déclaration signée dans le cadre de l’inscription ne concernait pas les contraventions commises à l’étranger. 

Une autre interprétation n’était pas conforme à la loi. Le législateur allemand n’avait expressément pas entendu inclure des faits qui ne sont qualifiés à l’étranger que comme contravention. 

Un refus ne pourrait être émis que si une condamnation avait été prononcée en raison d’infractions commises en Allemagne ou à l’étranger. 

Chaque entreprise allemande devrait adopter des règles de conformité internes afin d’éviter tout manquement à des obligations légales de la part de ses collaborateurs. Néanmoins, la simple existence de telles règles au sein de l’entreprise ne suffit pas et ne libère pas la direction de ses obligations. Les dirigeants et gérants allemands se doivent de veiller personnellement à l’application concrète des mesures de conformité prévues au sein de l’entreprise. Même les cadres dirigeants n’ayant pas directement et activement participé à des actes pénalement répréhensibles peuvent être sanctionnés pour cause d’omissions et dans le cadre de leurs fonctions de responsables de structures d’organisation. 

A l’avenir, on peut s’attendre à ce que la nouvelle norme ISO 19600 serve d’échelle pour répondre, dans le cadre de procédures d’instruction administrative ou de procédures en responsabilité civile, à la question de savoir si les cadres dirigeants ont suffisamment respecté leurs obligations de surveillance et de contrôle. En effet, la norme ISO 19600 – véritable guide des systèmes de veille juridique – fixe un cadre général au niveau international pour les règles de veille juridique. Elle devrait être amenée à jouer un rôle central dans la mise en place de systèmes de veille juridique. 

Voici quelques-uns des domaines classiques de la veille juridique : code de conduite, non-discrimination, conflits d’intérêts, cadeaux, corruption ainsi que l’ensemble des règles sanctionnant un délit pénal ou une infraction. Toutefois, les domaines de la protection des données, de l’environnement et des conditions de travail jouent également un rôle dans tout dispositif de veille juridique. 

Sanction en cas de violation par la direction d’une société allemande de ses obligations en matière de surveillance et de contrôle 

En cas de non-respect par la direction d’une entreprise allemande de ses obligations de surveillance et de contrôle, celle-ci peut se voir condamnée à une amende pouvant aller jusqu’à 10 millions d’euros, voire plus dans certains cas. 

En outre, les autorités compétentes peuvent exiger de l’entreprise défaillante qu’elle leur reverse ses recettes réalisées dans le cadre de pratiques anti-concurrentielles / de corruption et lui retirer tout avantage acquis de la même manière ou obtenir son inscription au registre central de corruption.